Managementsystem für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit (Arbeitsschutzmanagement)
Analoge Basis & digitale Zukunft
Ein Managementsystem für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit (SGA-MS, früher auch Arbeitsschutzmanagementsystem) ist für Unternehmen die Basis, Prozesse zu etablieren, um Arbeitsunfälle und arbeitsbedingte Erkrankungen zu vermeiden sowie insgesamt die Gesundheit der Beschäftigten am Arbeitsplatz zu fördern. Damit gehen Arbeitssicherheit und Betriebliches Gesundheitsmanagement Hand in Hand.
Das SGA-MS sollte der ISO 45001 folgen, die auch diese Bezeichnung definiert, um diesen umfangreichen Aufgabenbereich zu organisieren. ISO 45001:2018-06 deckt auch die frühere DIN SPEC 91020 zum betrieblichen Gesundheitsmanagement (BGM) ab.
Im Arbeitsschutz und BGM sind effizient organisierte betriebliche Prozesse als Wettbewerbsfaktor äußerst relevant bzgl. Ressourcenbindung, Folgekosten von Unfällen und Personalausfällen, Bindung und Motivation der Mitarbeitenden usw.. Denn Produktivität und Produktqualität hängen entscheidend von der Gesundheit und Motivation der Mitarbeitenden ab.
Es liegt da auf der Hand, die betrieblichen Prozesse dazu mit digitalen Lösungen zu unterstützen, die sowohl die Themenbereiche der Sicherheit am Arbeitsplatz als auch die des BGMs sowie ggf. weitere angelagerte Aufgabenbereiche integrieren. Dieser ganzheitliche Ansatz inkl. digitalen Dialogmöglichkeiten mit den Mitarbeitenden sowie der Erfüllung der Dokumentationspflichten bietet vielfältige Möglichkeiten und Vorteile.
Die Vorteile eines SGA-MS mit digitalen Prozessen liegen auf der Hand
- Prozesse und Dokumentationen werden gestrafft, die Datenverarbeitung gebündelt und damit Ressourcen eingespart sowie die Führungskräfte entlastet.
- Gefährdungen / SGA-Risiken können erfasst, kategorisiert, beurteilt und zugeordnet werden. Vorsorgemaßnahmen, Schutzausrüstung und Schulungen aber auch BGF-Maßnahmen dazu systematisiert gesteuert werden.
- Den Mitarbeitenden stehen einfache Dialogwerkzeuge zur Verfügung, womit die geforderte Beteiligung der Beschäftigten als auch die Dokumentation der Maßnahmenerfüllung gefördert wird.
- Rechtssicherheit und die Voraussetzungen für positive Management-Bewertungen, interne Audits sowie ggf. eine erfolgreiche externe Zertifizierung des eigenen SGA-MS werden geschaffen.
- Ausfallzeiten für Mitarbeitende werden durch gezielte Steuerung von Maßnahmen reduziert.
- Unternehmensprofilierung und -qualifizierung werden unterstützt.
- Das Management der erforderlichen ggf. auch externen Services (Fachkraft für Arbeitssicherheit, Arbeitsmedizin, BGF etc.) können effizient gestaltet und Kosten eingespart werden.
Den Vorteilen der Einführung eines digital unterstützten SGA-MS steht naturgemäß ein Aufwand gegenüber. Allerdings sind die Grundbausteine für das SGA-MA in jedem Unternehmen infolge der gesetzlichen Pflichten zum Arbeitsschutz bereits vorhanden.
Fortschrittliche Unternehmen haben zudem auch schon ein BGM adaptiert und fördern ihre Mitarbeitenden gezielt mit Maßnahmen zur Betrieblicher Gesundheitsförderung (BGF). Denn Ausfallzeiten aufgrund von Arbeitsunfällen und Erkrankungen kosten nicht nur Umsatz, sondern belasten die Belegschaft insgesamt, was der Motivation und Unternehmensbindung abträglich ist. Damit hat sich der Aufwand auch sehr schnell amortisiert.
Klar ist auch, dass die SGA-Politik fortschrittlicher Unternehmen auf SGA-Ziele und deren Erfüllung reflektieren muss. Die Bewertung der Leistung des SGA-MS ist ein wesentlicher Bestandteil der ISO 45001. Also Zahlen, Daten Fakten. Digitale Lösungen unterstützen dies quasi automatisch und schaffen damit die Grundlage für SGA-Korrekturmaßnahmen, die fortlaufenden Verbesserung sowie für zielgerichtete BGF-Maßnahmen.
Für den schrittweisen Aufbau eines SGA-MS hat sich im Kern die folgende Vorgehensweise bewährt:
- Bestandsaufnahme: Wo steht das Unternehmen bzgl. der systematischen Wahrnehmung der gesetzlichen Pflichten, deren Dokumentation sowie ggf. darüber hinaus gehende BGF-Maßnahmen? Welche Werkzeuge stehen im Betrieb für die Steuerung dieser Aufgaben zur Verfügung? Wie sieht die Dokumentation aus? Dies lässt sich mit vergleichsweise geringem Aufwand durch einen Pre-Check abdecken.
- Sofortmaßnahmen: Ggf. sind punktuelle Sofortmaßnahmen erforderlich, um z.B. Lücken bei den gesetzlichen Pflichten zu schließen oder auch sinnvoll, um mit vgl. geringem Aufwand bereits deutliche Verbesserungen zu erzielen. Gibt es z.B. Unklarheiten bei Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnissen im Betrieb im Bereich des Arbeitsschutzes, kann das unmittelbar behoben werden und die Verantwortlichen können in den nachfolgenden Schritt der Planung einbezogen werden.
- Planung: Entlang etablierter Prozessfolgen und den Kriterien der ISO 45001 erfolgt die Festlegung und Priorisierung von Korrekturmaßnahmen durch die verantwortlichen Führungskräfte. Eine externe Unterstützung und/oder die frühzeitige Einführung einer passenden Software-Lösung kann die Planung vereinfachen und damit interne Ressourcen sparen.
- Betrieb: Die Umsetzung der Planung in den Betrieb bedarf unterschiedlicher Instrumente. Zum einen müssen ausreichende Ressourcen und Werkzeuge zur Verfügung stehen, zum anderen ist die innerbetriebliche Kommunikation mit allen Beteiligten ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Einführung des SGA-MS.
- Bewertung: An die Einführung des SGA-MS in den Betrieb schließt sich eine kontinuierliche Verbesserung an, die durch Messung und Analyse unterstützt wird. Interne Audits können hilfreich sein, um Abweichungen zu identifizieren. Auch hierbei können maßgeschneiderte Software-Lösungen helfen, die Datenbasis bereitzustellen und Korrekturmaßnahmen umzusetzen.
Fazit: Auf der Grundlage eines SGA-MS ist eine effiziente Prozessgestaltung im Betrieb zu Arbeitssicherheit und Gesundheitsmanagement gewährleistet. Nur auf der Grundlage fortschrittlicher, passgenauer digitaler Lösungen ist eine ressourcen-schonende Umsetzung möglich.