Gute BGM Praxis -ganzheitliche oder modulare Softwarelösung?
Digitales Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) inklusive Arbeitsschutz-Management wird zunehmend an Bedeutung gewinnen, denn die Vorzüge liegen auf der Hand: Orts- und zeitunabhängiger Zugriff, Erweiterung der Mitarbeiterzielgruppe, zeitgemäßes und vereinfachtes Vermitteln von Gesundheitswissen, damit verbunden auch die Mitarbeiter-Sensibilisieren, Kosteneinsparung, Employer Branding sowie der Gewinn zusätzlicher Informationen u. v. m. Doch ist hierbei eine All-in-One-Lösung für die Organisation Ihres Gesundheitsmanagements oder eine Erfüllung über mehrere smarte Einzel-Lösungen, die das komplexe Thema BGM modular lösen, sinnvoller?
Das übergeordnete Ziel des BGM ist die Gesundheit zu erhalten und zu fördern. Um dieses zu erreichen, werden beispielsweise Maßnahmen wie Gefährdungsbeurteilungen zur Verhütung von Unfällen, primärpräventive Angebote zum frühzeitigen Entgegenwirken zur Entwicklung von Einschränkungen oder Behinderungen sowie die Rehabilitation nach arbeitsbedingten Unfällen und Erkrankungen eingesetzt.
BGM ist konkrete Management Aufgabe
In der Praxis sollte das gesamte BGM gut aufeinander abgestimmt sein, um den gewünschten Erfolg zu erzielen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die entwickelten betrieblichen Rahmenbedingungen, betrieblichen Strukturen und Prozesse, die die gesundheitsförderliche Gestaltung von Arbeit und Organisation und die Befähigung gesundheitsförderlichen Verhaltens der Beschäftigten zum Ziel haben, nicht erreicht werden.
Gilt dies auch für den Einsatz digitaler Tools?
Im Gesundheitsmanagement sollten ganzheitliche Softwarelösung den Arbeitsschutz (ArbSch) mit der Eingliederung (BEM) sowie der Gesundheitsförderung (BGF) in Betrieben verknüpfen, um die Gesundheit aller Beschäftigten möglichst effizient und nachhaltig zu fördern.
Bisher läuft die Steuerung der Prozesse in der Praxis trotz vieler Schnittmengen im ArbSch, BEM und BGF meist parallel und weitgehend unabhängig ab.
Die Ursachen für diesen kostenintensiven Mehraufwand sind vielschichtig. Zum einen betreffen die Aufgabengebiete meist unterschiedliche Handlungsfelder innerhalb des Betriebes, also Aufgaben in der Arbeitssicherheit durch die SiFa, in der BEM durch die Personalabteilung und im BGF durch BGM-Mitarbeitende. Zum anderen hat dies damit zu tun, dass gleich mehrere Prozesse ganzheitlich zu betrachten sind, die jede für sich bereits komplex genug erscheinen.
Auf dem Markt existieren daher historisch eine Vielzahl an isolierten, modulare Einzellösungen, die durchaus ihre Berechtigung haben, wenn auch personeller Mehraufwand damit verbunden ist. Für alle Softwarelösungen wird dabei vorausgesetzt, dass sie die Qualitätskriterien für Software erfüllen:
- Erfüllung der Datenschutzgrundverordnung DSGVO
- Schnittstellen / Konnektoren zu anderen Software-Lösungen (bspw. HR-System)
- Individualisierbarkeit bzgl. betriebsspezifischer Anforderungen (s.g. Customizing)
- Benutzeroberflächen und Nutzerberechtigungen
- Validität und Aktualität der Daten
- Integrierbarkeit in den betrieblichen Alltag u. a. bzgl. Reporting und Kommunikation
Im Idealfall werden Tools daher für alle Prozesse des BGMs inkl. ArbSch ganzheitlich und gebündelt eingesetzt. Das erspart nicht nur den jeweils spezifischen Aufwand bei der Einführung der Softwarelösungen sondern auch personellen Aufwand bei Admin und Auswertung.
Erfahrungsgemäß werden in der Praxis bei vielen Unternehmen Softwarelösungen jedoch nur schrittweise z.B. beginnend für den Arbeitsschutz, dann für BEM und zum Schluss, wenn überhaupt, für das BGF eingeführt. Kostengründe, Ausschreibungsanforderungen, Bedarfe der Fachabteilungen, IT-Anforderungen, u.v.m. sind die Beweggründe hierfürWichtig und unerlässlich ist, dass die separaten Software-Lösungen trotz verschiedener Anbieter/Hersteller gut aufeinander abgestimmt sein müssen, um den gewünschten Erfolg zu erzielen. Nur so wird gewährleistet, dass die Digitalisierung des BGMs ein wesentlicher Erfolgsfaktor im Unternehmen wird und nachhaltig zur Struktur-, Prozess- und Ergebnisqualität beitragen kann. Unternehmen müssen beim Einsatz digitaler Tools ihren bestehenden BGM-Prozess nicht neu erfinden. Sie sollten jedoch bei modularen Lösungen auf alle Faktoren achten, damit aus einer modularen Software-Lösung nicht ein digitaler Ersatz für papierbasierte Prozess anstatt einer effizienten interaktiven Plattform wird.
Anbieter gut strukturierter Softwareanwendungen bieten ihre Lösungen primär separat für die Prozesse des BGMs an. Eine Software, die alle Prozesse vereint oder darüber hinaus noch tiefere Bereiche des BGMs, wie die Arbeitsmedizin erfasst, sind selten. Dabei liegen die Vorteile einer ganzheitlichen Softwarelösung klar auf der Hand:
- Verbesserung der Arbeitsorganisation
- Einheitliche Datenführung und Datensicherheit
- Reduzierte Komplexität, einfacherer / einheitliche Bedienung
- Besserer Überblick über Maßnahmen und Kosten
- effizienteres Planen, Koordinieren, Evaluieren
Fazit: Arbeitswelt 4.0 = BGM 4.0
Strategisch ist die Investition in eine ganzheitliche BGM-Software Unternehmen anzuraten. Denn die Digitalisierung des BGMs wird sich genauso nachhaltig verändern wie die Arbeitswelt selbst. Delegierbare Leistungen werden fester Bestandteil einer agilen Leistungserbringung sein. Eine große Chance besteht hier in der Verknüpfung der Schnittstellen von ArbSch, BEM und BGF. Durch diese können vorhandene Potenziale besser als bisher für BGM und somit für die Gesundheit und Sicherheit der Beschäftigten genutzt werden – Arbeiten sie doch alle gemeinsam an den Strategien im Arbeits- und Gesundheitsschutz!
Die täglichen Aufgaben der Unternehmensleitung und Führungskräfte, wie planen, freigeben, steuern, kontrollieren, Ressourcen bereitstellen, usw. werden umso effizienter genutzt. Dies führt wiederum dazu, dass auch sie selbst durch die verbesserte Kommunikation, optimierte Koordination und zeitersparender Evaluation von den Zielen des BGMs, die sie selbst managen, profitieren – Der Kreislauf schließt sich.
Langfristig wird sich die intelligente Kombination von digitalen und analogen BGM Maßnahmen durchsetzen!