Skip to content

Die neue elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Ausweitung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Bereits letztes Jahr (2022) erhielten Arbeitnehmer*innen nach ärztlicher Feststellung der Arbeitsunfähigkeit bereits in vielen Arztpraxen nur noch zwei statt der bisher drei Ausfertigungen der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU):

– eine AU-Bescheinigung für den Arbeitgeber und

– eine für sich selbst.

Die AU-Meldung an die Krankenkasse erfolgte in dem Fall bereits elektronisch. Die Gesetzesgrundlage hierfür bilden § 109 Abs. 1 SGB IV in Verbindung mit § 295 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SGB V und § 125 SGB IV. Arztpraxen, in denen die Übermittlung noch nicht auf digitalem Weg erfolgte, mussten bis Ende 2022 auf das digitale Meldesystem umstellen.

Das bedeutet nun Änderungen für Unternehmen:

Die AU wird vom Arzt direkt elektronisch an die Krankenkasse übermittelt, statt wie bisher in Papierform vom Beschäftigten selbst. Die Krankenkasse widerum stellt die AU dem Arbeitgeber digital zur Verfügung. Abrufbar sind für gesetzlich versicherte Arbeitnehmer die Bescheinigungen vom Vertragsarzt-/ zahnarzt, bei Arbeitsunfall und stationärem Krankenhausaufenthalt. Die Krankenkasse meldet dem Arbeitgebern nach Aufforderung:

  • Den Name des Beschäftigten
  • Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
  • Datum der ärztlichen Feststellung der AU
  • Angaben zu einem möglichen Unfall (auch Arbeitsunfall) oder zu dessen Folgen

Nicht abrufbar sind (derzeit) Bescheinigungen von Privatärzten, Ärzten im Ausland, Rehabilitationsleistungen, privat krankenversicherten Arbeitnehmern, Beschäftigungsverbote, Erkrankungen des Kindes und stufenweise Wiedereingliederung (BEM).

Der „Gelbe Schein“ hat weitestgehend ausgedient

Seit dem 1. Januar diesen Jahres (2023) sind Arbeitgeber also verpflichtet, die entsprechende AU digital über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder eine sogenannte Ausfüllhilfe wie z.B. sv.net selbst abzurufen. Was von dem altem Verfahren vorerst bleibt, ist die ärztliche Papierbescheinigung für die erkrankte Person über die AU. Dieser Ausdruck dient der Person als gesetzlich vorgesehenes Beweismittel sowie die Pflicht der Arbeitnehmer zur Anzeige der Arbeitsunfähigkeit nach § 5 Abs. 1 Satz 1 EntgFG. Diese besteht über den 1. Januar 2023 hinaus fort.

Arbeitgeber sollten ihre Beschäftigten darüber informieren, dass sie neben einem Ausdruck der AU-Daten für ihre Unterlagen, auf Wunsch eine ausgedruckte AU-Bescheinigung für den Arbeitgeber erhalten. Diese ist essenziell, um die AU im Streitfall belegen zu können und sollte somit immer verlangt werden.

Krankmeldung und Abruf der AU-Daten

Der Arbeitgeber darf die eAU nur abfragen, wenn der Arbeitnehmer die abzurufende Arbeitsunfähigkeit angezeigt hat und für den angefragten Zeitraum ein Arbeitsverhältnis mit dem Arbeitnehmer bestand!

  1. Um die eAU abrufen und in den eigenen Systemen zu erfassen zu können, muss der betroffene Mitarbeiter also nicht nur unverzüglich seine AU melden, sondern zusätzlich den Beginn seiner AU mitteilen. Ein regelmäßiger oder pauschaler Abruf von AU-Daten durch Arbeitgeber ist nicht zulässig. Erst- und Folgebescheinigungen können demnach nur individuell für den jeweiligen Arbeitnehmer angefordert werden.
  2. Nach Feststellung der AU übermittelt die Arztpraxis diese bzw. im Fall eines Krankenhausaufenthaltes das Krankenhaus entsprechend die Aufenthalts- und Entlassungsdaten bis spätestens 24:00 Uhr elektronisch an die Krankenkassen.
  3. Der Arbeitgeber oder sein Beauftragter senden eine Anfrage nach der eAU an die Krankenkassen über deren Kommunikationsserver.
  4. Nach Erhalt der Anfrage stellt die Krankenkasse die eAU zum Abruf auf dem Kommunikationsserver bereit. Der Arbeitgeber oder sein Beauftragter erhalten eine Benachrichtigung über die erfolgte Bereitstellung.

Wichtig, auch bei Angestellten auf Minijobbasis muss die AU digital bei den Krankenkassen angefragt werden!

Verfahren bei technischen Störungen

Der Abruf sollte am Folgetrag der ärztlichen Feststellung möglich sein. Ist die eAU bis dahin noch nicht bei der Krankenkasse eingegangen, bspw. weil sie noch nicht übermittelt wurde oder die Arztpraxis nicht über eine Internetverbindung verfügt, erhält der Anfrager eine Fehlermeldung. In diesem Fall kann es beim Abrufen der eAU zu einer zeitlichen Verzögerung kommen.

Sollten technische Probleme auftreten, übermittelt die Arztpraxis, sobald sie von der technischen Störung erfährt, einen Ausdruck der eAU postalisch an die Krankenkasse. Die Daten werden dann mittels eines aufgedruckten Barcodes von der Krankenkasse eingescannt, digitalisiert und dem Arbeitgebern bereitgestellt. Ist die technische Störung hingegen bereits beim Arztbesuch bekannt, stellt die Praxis dem Arbeitnehmer eine ausgedruckte Bescheinigung über die AU in dreifacher Ausfertigung aus. Den Ausdruck für Arbeitgeber muss der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber aushändigen.

Teilweise übermitteln Krankenkassen im Fall einer Fehlermeldung die zur Anfrage passenden AU-Daten unaufgefordert, sofern sie innerhalb von 10-14 Tagen eingehen. Im Zweifelsfall sollten sich Arbeitgeber jedoch bei fehlenden AU-Daten an Ihre Arbeitnehmer wenden.

Welche Vorteile hat die eAU?

Die Umstellung auf das elektronische Verfahren bietet sowohl Arbeitnehmer*innen, wie auch Krankenkassen und Arbeitgebern Vorzüge. Beschäftigte schicken ihre AU nicht mehr selbst per Post an Krankenkasse und Arbeitgeber, was den Vorteil hat, dass die Bescheinigung zukünftig schneller und sicher an übermittelt wird. Dies Verringert nicht nur die Kosten, sondern ermöglicht neben einer lückenlosen Dokumentation der Krankheitszeit bei den Krankenkassen auch Arbeitgebern durch die unmittelbar nach Ausstellung abrufbare AU, eine schnellere Berücksichtigung in der Arbeitsplanung. Zusätzlich werden Medienbrüche (die maschinell erstellte AU wird ausgedruckt und später wieder eingescannt) vermieden, damit wird nicht nur die Umwelt geschont, sondern auch Zeit und Geld gespart.

Welchen Nutzen bietet ‚Protarmo‘?

Darüber hinaus bietet die eAU auch im Betrieblichen Gesundheitsmanagement (BGM) in Kombination mit ‚Protarmo‘ Vorteile und kann Unternehmen bei den komplexen Verwaltungsakten entlasten. Perspektivisch bietet die eAU HR-Prozessen eine weitreichende Chance zur stärkeren Digitalisierung und Automatisierung der Personalprozesse. In der ‚Protarmo‘ Mitarbeiter-Kartei kann der Arbeitgeber die digitalen AU-Nachweise gesichert abspeichern und weitere Ausfall-Dokumentationen vornehmen, so bleibt der Ablauf digital und ein Ausdrucken und Abheften der AU beim Arbeitgeber ist nicht notwendig. Im Fall eines „BEM“ können Folgeprozesse automatisch eingeleitet werden, sowie auch im Vorfeld jederzeit Maßnahmen und Angebote aus Arbeitsschutz oder Vorsorge organisiert werden.

Sie haben weitere Fragen oder benötigen Unterstützung bei Ihrem Prozess zum neuen eAU-Verfahren? Wir unterstützen Sie!