BEM: analog bis digital
Steigende Nachfrage
Die Arbeitswelt ist im stetigen Wandel und so manche Entwicklung wurde durch die Covid-19-Pandemie noch beschleunigt. Der Wechsel von analogem zu digitalem Gesundheitsmanagement ist nicht mehr aufzuhalten, so auch beim betrieblichen Eingliederungsmanagement. Wird ein BEM-Verfahren aufgrund von Krankheitsausfall einer beschäftigten Person von mehr als 42 Tagen eingeleitet, ist eine umfassende und lückenlose Dokumentation nach SGB IX gesetzlich vorgeschrieben. Inhaltlich unterscheidet sich dabei ein digitales nicht von einem analogen „BEM“. Stattdessen definiert sich Digitalisierung dadurch, dass digitale Instrumente zur Anwendung kommen, mit dem Ziel geschäftliche und soziale Prozesse zu verbessern.
Dabei wird an vielen Stellen bereits digital gearbeitet, jedoch nicht umfassend und mit vielen manuellen Arbeitsschritten. Um beim Beispiel BEM zu bleiben: nicht unüblich ist, dass diverse Excel Sheets ausgedruckt und in Ordner abgeheftet werden. Die wiederrum nehmen einen nicht zu verachtenden Platz an Stauraum ein, weil für die BEM-Akten, sowie die betreffenden Inhalte der Personalakte eine Aufbewahrungsfrist von drei Jahren empfohlen wird. Unübersichtliche Dokumentenordner in einer Cloud, sowie verschicken einzelner Dokumente an Kollegen, um diese mit in den Prozess einzubinden oder auf das nächste Meeting vorzubereiten, sind ebenfalls keine Seltenheit.
Im Gegensatz dazu gestaltet sich ein digitalisiertes BEM Verfahren nicht nur übersichtlicher, sondern es werden über automatische Verknüpfung Arbeitsschritte eingespart.
Die Implementierung
Digitalisierung bedeutet selbstverständlich, dass sich gewohnte Abläufe ändern und eine neue Software oder Anwendung in den Arbeitsalltag integriert werden muss. Der Ablauf der Implementierung bei der Umstellung von analog zu digital ist jedoch einfacher als gedacht.
Migrieren Sie ihre vorhandenen Daten durch simplen Import in ‚Protarmo‘ oder nutzen Sie unsere Service-Angebote zur Integration bestehender Daten. Dabei pflegen Sie gemäß dem Prinzip der Datenvermeidung und Datensparsamkeit nur relevante Stammdaten aus ihrem bestehenden Personalmanagement oder HR-System ein. Zu vielen Tools bestehen bereits Schnittstellen, sodass Ihnen hier alle weitere Arbeit erspart bleibt.
Im nächsten Schritt teilen Sie uns Ihre Rollen der Anwender und benötigten Rechte mit. Dazu beraten wir Sie im Rahmen der Einrichtungsservices und vermeiden somit Unsicherheiten oder langwierige Rollen-Organigramme. Denn auch, wenn mit unserer App eine zentrale und effiziente Steuerung ab nur einem Anwender möglich ist, sind erfahrungsgemäß mehrere Personen an den einzelnen Prozessen beteiligt. Hier entscheiden Sie als Unternehmer durch individuelle Einstellungsmöglichkeiten, wer Zugriff auf welche Daten hat, und ob derjenige nur zum Lesen oder auch zum Schreiben berechtigt ist.
Von der Plattform bis zur App – Ihre Mitarbeiter sind uns wichtig!
Durch stetige Anpassung an die Bedürfnisse unserer Kunden und konstante Weiterentwicklung unseres Systems nutzen Sie Protarmo mit den neuen Funktionen jetzt noch effizienter:
- Einbindung Ihrer Mitarbeiter über die neue MitarbeiterApp
- digitale Unterweisung der Beschäftigten inkl. Test / Wirksamkeitskontrolle
- Ausbau der Mitarbeiterkartei und ergänzende/neue Funktionen: u.a. Firmenfitness, Bildschirmarbeitsplatzbrillen
- integrierte Protokollführung und Terminplanung, bspw. auch bei Begehungen
„Wir bei BGM-Solutions sind selber immer wieder überrascht, was für ein unglaubliches Potenzial unsere Kunden beim Arbeiten mit Protarmo entwickeln und ihre Arbeitssicherheit sowie ihr Gesundheitsmanagement evaluieren und auf ein neues Level heben.“